Dokument informacyjny

Polityka przetwarzania danych osobowych

Obowiązuje od dnia 10.06.2025 r.

I. Definicje

Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

Administrator – Rodzina Bez Długów sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0001177862.

Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO). Osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Osoba, której dane dotyczą – każda osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z prowadzoną przez niego działalnością, np. klient, osoba zainteresowana usługami Administratora, osoba kontaktująca się z Administratorem lub kandydat do pracy.

II. Informacje ogólne

  1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO.
  2. Administrator informuje osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator przekazuje te informacje zgodnie z art. 14 RODO, w tym informację o źródle danych.
  3. Administrator zbiera dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu i przechowuje je nie dłużej, niż jest to niezbędne (art. 5 ust. 1 lit. c i e RODO). Dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail, są wykorzystywane do kontaktu w sprawie zawartej umowy lub zapytania złożonego przez osobę, której dane dotyczą.

III. Kontakt z Administratorem

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

IV. Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, stosownie do ryzyka (art. 32 RODO).
  2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Osoby te są zobowiązane do zachowania danych w poufności.
  3. Podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora robią to wyłącznie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawartej zgodnie z art. 28 RODO, i dają gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
  4. Administrator na bieżąco analizuje ryzyko i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń. W razie potrzeby wdraża dodatkowe środki.

V. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Klienci – zawarcie i wykonanie umowy

  1. Dane osobowe klientów są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług (m.in. przygotowanie wniosku o ogłoszenie upadłości konsumenckiej, prowadzenie negocjacji z wierzycielami). Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Dane są przetwarzane także w celu wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Dane o stanie zdrowia, przekazane przez klienta w związku z jego sprawą, są przetwarzane na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
  4. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Ich niepodanie uniemożliwia świadczenie usługi.
  5. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych są przekazywane klientowi przy zawieraniu umowy.

2. Osoby zainteresowane usługami (zapytania, formularze, kontakt zwrotny)

  1. Dane osób, które przez formularz, media społecznościowe, telefonicznie lub w inny sposób zgłosiły zainteresowanie usługami Administratora, są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie i przedstawienia oferty, na żądanie tej osoby (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na obsłudze zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  2. Administrator może pozyskiwać dane od partnerów zajmujących się pozyskiwaniem kontaktów, wyłącznie gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przekazanie jej danych Administratorowi. Przy pierwszym kontakcie Administrator informuje o źródle danych.

3. Marketing

  1. Administrator przetwarza dane w celu marketingu bezpośredniego własnych usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z motywem 47 RODO).
  2. Kontakt w celach marketingowych telefonicznie, przez SMS lub e-mail odbywa się wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w każdym czasie.

4. Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

  1. Dane osobowe zawarte w korespondencji, która nie dotyczy zawartej umowy, są przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy obowiązek prowadzenia korespondencji wynika z przepisów prawa, ten obowiązek (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  2. Dane mogą być też przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Podanie danych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie może uniemożliwić załatwienie sprawy.
  4. Korespondencja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych i jest dostępna wyłącznie dla osób upoważnionych.

5. Kontakt telefoniczny i nagrywanie rozmów

  1. W przypadku kontaktu telefonicznego w sprawie niezwiązanej z umową Administrator może żądać podania danych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do obsługi sprawy. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na obsłudze zgłoszonej sprawy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  2. Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane, o czym rozmówca jest informowany na początku rozmowy. Nagrania są przetwarzane:
    1. w celu zawarcia lub wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
    2. w celu monitorowania jakości obsługi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: dbałość o jakość usług),
    3. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
    4. w celach analitycznych i statystycznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: analiza kontaktów z klientami).
  3. Nagrania są dostępne wyłącznie dla upoważnionych osób.
  4. Głos utrwalony w nagraniu nie jest przetwarzany przy użyciu narzędzi umożliwiających identyfikację biometryczną osoby ani wyprowadzenie z niego dodatkowych informacji o rozmówcy.

6. Monitoring wizyjny

  1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator stosuje monitoring wizyjny w punkcie obsługi klienta. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a wobec pracowników także art. 222 Kodeksu pracy.
  2. Nagrania są wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, oraz – w razie potrzeby – do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  3. Obszar objęty monitoringiem jest oznaczony w widoczny sposób.

7. Rekrutacja

  1. Administrator przetwarza dane kandydatów w zakresie określonym w art. 221 § 1 Kodeksu pracy: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221 Kodeksu pracy, a w przypadku umów cywilnoprawnych art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  2. Inne dane, przekazane przez kandydata z jego inicjatywy, są przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 221a Kodeksu pracy). Prosimy nie przekazywać danych wykraczających poza zakres wskazany w ogłoszeniu. Administrator nie przetwarza danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych, chyba że wynika to z przepisów prawa.
  3. Za odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dane mogą być przetwarzane na potrzeby przyszłych rekrutacji, nie dłużej niż 2 lata od jej wyrażenia.
  4. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  5. Dane mogą być przetwarzane również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  6. Podanie danych w zakresie art. 221 § 1 Kodeksu pracy jest wymagane przepisami prawa (przy umowie o pracę) lub przez Administratora (przy umowie cywilnoprawnej). Ich niepodanie uniemożliwia rozpatrzenie kandydatury. Podanie innych danych jest dobrowolne.

8. Osoby reprezentujące kontrahentów oraz kontakty biznesowe

  1. Administrator przetwarza dane osób reprezentujących kontrahentów lub wskazanych do kontaktu (zwykle imię i nazwisko, stanowisko oraz służbowe dane kontaktowe) w celu zawarcia i wykonania umowy z kontrahentem. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora i kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  2. Dane pozyskane w ramach kontaktów biznesowych (np. wizytówki, spotkania) są przetwarzane w celu nawiązywania i utrzymywania relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

VI. Odbiorcy danych

  1. Dane osobowe mogą być przekazywane:
    1. podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom usług IT i hostingu, systemów telefonicznych i CRM, usług księgowych, prawnych, pocztowych i kurierskich oraz agencjom marketingowym i rekrutacyjnym.
    2. Partnerowi biznesowemu Spółce HelpHero Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, al. Jerozolimskie 146A, wpisanemu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000865050, NIP: 5252840050, REGON 387356493 w celu umożliwienia Partnerowi przygotowania i przedstawienia ofert na realizację usługi Partnera.
  2. W związku z realizacją usług dane klientów mogą być przekazywane w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy klienta:
    • sądom,
    • syndykom i nadzorcom,
    • za pośrednictwem Krajowego Rejestru Zadłużonych,
    • wierzycielom i ich pełnomocnikom,
    • komornikom.
  3. Dane mogą być udostępniane organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

VII. Okres przechowywania danych

  1. Dane przetwarzane w celu wykonania umowy są przechowywane przez czas jej obowiązywania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego).
  2. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  3. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub upływu okresu, na jaki została udzielona.
  4. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu realizacji tego interesu lub do wniesienia skutecznego sprzeciwu.
  5. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

  1. Prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO), w tym informacji o celach, podstawach i okresie przetwarzania oraz odbiorcach danych.
  2. Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), m.in. gdy dane nie są już niezbędne, zgoda została wycofana, wniesiono skuteczny sprzeciw albo dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO). W takim przypadku Administrator może, poza przechowywaniem, przetwarzać dane wyłącznie za zgodą osoby, w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w celu ochrony praw innej osoby lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych dostarczonych przez osobę, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, także bezpośrednio do innego administratora, jeżeli jest to technicznie możliwe.
  6. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez uzasadnienia (art. 21 ust. 2 RODO).
  7. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby (art. 21 ust. 1 RODO).
  8. Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
  9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Skargę można też złożyć w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

IX. Zgłaszanie żądań

  1. Żądania można składać pisemnie na adres Administratora, osobiście w siedzibie Administratora lub e-mailowo na adres wskazany w rozdziale III.
  2. Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do jej potwierdzenia (art. 12 ust. 6 RODO).
  3. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Ze względu na skomplikowany charakter żądania lub ich liczbę termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego przyczynach Administrator informuje wnioskodawcę w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).
  4. Odpowiedź udzielana jest na piśmie lub elektronicznie, chyba że wnioskodawca zażąda innej formy.
  5. Realizacja praw jest wolna od opłat, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 5 RODO.

X. Zmiany Polityki

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Niniejsza wersja obowiązuje od dnia 10.06.2025 r.